Assistant(e) administratif(ve)

Nous recherchons, dans le cadre d’un remplacement,  un(e) assistant(e) administratif(ve) à mi-temps (17.5 heures) dès que possible jusqu’au 30/04/2026. (contrat renouvelable)

Sous la responsabilité de l’Assistante de Direction du Pôle Éducation, l’Assistante administrative participe aux missions de secrétariat des services petite enfance, enfance, jeunesse, scolaire et restauration.

Elle assure principalement l’accueil du public au sein d’un guichet unique pour l’ensemble des services de l’éducation : services Petite Enfance, Enfance-Jeunesse, restauration et affaires scolaires.

Activités principales :

Activité 1 : Accueil du public

Accueil physique et téléphonique du public,

Accueil des usagers, premier niveau de renseignements et mesure de la fréquentation,

Accompagnement des familles à l’utilisation du Kiosque Famille,

Orientation et filtrage des appels vers les interlocuteurs concernés,

Réception de colis et dispatch en interne,

Régulation des entrées des visiteurs et surveillance des accès,

Gestion de l’espace d’accueil (mise à jour des affiches, des signalétiques, de la messagerie…).

ACTIVITÉ 2 : Secrétariat (Pôle Éducation)

Gestion du courrier entrant du pôle,

Gestion de la messagerie électronique du secrétariat (dispatch vers les agents concernés),

Gestion des courriers du secrétariat (dispatch du courrier interne),

Gestion des demandes et dossiers des familles,

Traitement des demandes kiosque et mails (inscriptions à la restauration, aux activités périscolaires et extrascolaires, modifications de données personnelles, demandes de renseignements divers…),

Contrôle et saisie des dossiers administratifs des familles et des enfants pour l’ensemble des services du pôle,

Mise à jour des Quotients Familiaux en lien avec les autres membres de l’équipe administrative,

Relances aux familles (dossiers incomplets, mise à jour des quotients familiaux),

Préparation de documents de contenus divers (fiches de réservations ALSH et périscolaire, invitations, courriers, procédures, sondages, questionnaires…),

Création d’outils (tableaux de bord, inventaires…),

Gestion du matériel (stock, prêt aux services…),

Profil :

Tenue de l’inventaire du stock de matériel de la Maison des Enfants, Mise en place du prêt aux autres services : contact, rendez-vous pour la prise et le retour du matériel, communication aux autres membres de l’équipe en cas d’absence…).

Compétences attendues :

Parfaite maitrise du pack office

Aisance informatique (utilisation des logiciels métiers Technocarte et Kiosque Famille)

Compétences rédactionnelles (orthographe, syntaxe, grammaire, règles de l’expression écrite de qualité)

Connaissances :

– des techniques de secrétariat (prise de note, mises en forme…)

– des règlements de fonctionnement des structures et des partenaires institutionnels,

– des règlements et des tarifs des services

– des procédures internes au pôle éducation

– des organisations et fonctionnements des écoles, du service périscolaire et de la restauration

– de l’organisation municipale et des procédures internes à la ville

Qualités requises :

Aptitude au travail en équipe,

Qualités relationnelles et sens de la communication (s’exprimer clairement et reformuler les demandes),

Capacité à gérer des situations conflictuelles,

Résistance au stress,

Qualités organisationnelles.

Informations complémentaires :

Recrutement contractuel
Grade d’adjoint administratif (cat C)